Redakteure schätzen es, wenn die PR-Agentur vermittelt und dabei hilft, einen Kontakt herzustellen.

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Wie man relevante Journalisten am effektivsten auf sich aufmerksam macht, gehört für PRler wohl mit zu den wichtigsten Fragen – nicht zuletzt, weil bei immer weniger Journalisten der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit stetig größer wird. Täglich werden Journalisten mit hunderten Pressemails konfrontiert, von denen ein Großteil ungelesen im digitalen Papierkorb landet – auch, weil vieles davon schon auf den ersten Blick als irrelevant identifiziert wird.

Den richtigen Ansprechpartner finden

Um gar nicht erst zu den irrelevanten Mailschreibern zu gehören, gilt es bereits im Vorfeld zu sondieren, mit welchen Themen sich die Journalisten überhaupt befassen. Bevor man sich also hinsetzt und eine Mail schreibt oder den Telefonhörer in die Hand nimmt, sollte man zunächst recherchieren und überlegen, welche Informationen man welchem Journalisten an die Hand geben möchte. Ist man sich schließlich sicher, den richtigen Ansprechpartner für seine Botschaft gefunden zu haben, ist es wichtig, dass auch die Form stimmt. Pressemitteilungen müssen beispielsweise eine klare Struktur aufweisen, seriös und belegbar sowie möglichst leicht verständlich sein. Auf Fachsprache sollte man nur dann zurückgreifen, wenn es keine andere Möglichkeit gibt oder wenn es dem Medium und dessen Lesern angemessen ist. Vorteilhaft ist außerdem eine nutzerfreundliche Aufbereitung von Daten, Bildern und Informationen, um den unter Zeitdruck stehenden Journalisten die Arbeit zu erleichtern. Die Redakteure schätzen es auch, wenn die PR-Agentur vermittelt und dabei hilft, einen Kontakt herzustellen, Hintergrundwissen liefert und Unnützes von vorneherein herausfiltert.

Arbeitsweise beachten

Natürlich gibt es bei der Frage, wie die Botschaft die Journalisten am besten erreicht, nicht die eine richtige Antwort – schließlich wird das Ganze auch durch die Arbeitsweise der Journalisten und ihrer Redaktionen beeinflusst. Handelt es sich um ein tagesaktuelles oder doch wöchentlich oder gar monatlich erscheinendes Medium? Erscheint es im Print, online oder beides? Soll das Thema vielleicht auch für die Verbreitung auf Social Media geeignet sein? Eine wichtige Rolle spielt der Zeitpunkt der Kontaktaufnahme. Kurz vor oder während der Redaktionskonferenz ist ein Anruf genauso unpassend wie kurz vor Redaktionsschluss, wenn alle schon im Stress sind. Wichtig ist vor allem zu überlegen, worüber man mit dem Journalisten sprechen will und was man eigentlich erreichen möchte. Wer etwa ein Interview zu keinem bestimmten Thema mit jemandem vermitteln möchte, der für die Zielgruppe des Mediums keine Relevanz besitzt, verschwendet nicht nur Zeit sondern macht sich im schlechtesten Fall auch noch unbeliebt. Wer Journalisten über Social Media erreichen möchte, kann in Deutschland vor allem über Twitter, Facebook und Xing erfolgreich sein. Die sozialen Medien führen bei der Kontaktaufnahme neben der E-Mail und dem Telefon hierzulande jedoch noch immer eher ein Nischendasein. Geht es um persönliche Treffen, sind für Journalisten vor allem Messen und Konferenzen gern gesehene Gelegenheiten zum Austausch.

Telefon und E-Mail noch immer Nummer 1

Auch wenn die Bedeutung von Social Media stetig wächst und einige Journalisten darüber erreichbar sind, funktionieren die Plattformen bislang nur als nützliche Ergänzung. Bei den von PRlern am häufigsten genutzten Kontaktmethoden führen laut einer Umfrage die E-Mail mit 79 Prozent und das Telefon mit 38 Prozent das Feld deutlich an. Seltener werden Journalisten über Social Media (12 Prozent) oder persönliche Treffen (9 Prozent) erreicht. Diese Zahlen stimmen im Großen und Ganzen mit den von den Journalisten gewünschten Kontaktmethoden überein. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Journalisten wünschen sich deutlich weniger Anrufe.